La inteligencia artificial ha entrado definitivamente en las empresas. Y automatizar tareas, generar documentos, analizar datos, atender clientes, elaborar informes, controlar procesos o ayudar en la toma de decisiones son solo algunas de sus posibilidades.

Pero las empresas españolas están reaccionando todavía. Según los últimos datos publicados por el INE, el 21,1 % de las empresas de 10 o más empleados ya utilizaba tecnologías de inteligencia artificial en el primer trimestre de 2025. Entre las empresas de menos de 10 empleados, el porcentaje alcanzaba el 13,4 %.

Entonces ¿cómo podemos incorporar la IA a nuestra empresa? o mejor todavía ¿qué estamos intentando automatizar Porque incorporar inteligencia artificial a un proceso ineficiente no necesariamente lo mejora. A veces simplemente conseguimos hacer más rápido algo que nunca deberíamos haber estado haciendo de esa manera.

El riesgo de automatizar el caos

Imaginemos una empresa bastante normal. Tiene varios Excel que contienen prácticamente la misma información. Algunos procedimientos existen sobre el papel, pero el trabajo diario se realiza de otra manera. Determinadas decisiones dependen siempre de las mismas personas porque nadie más dispone de toda la información.

Hay documentos repartidos entre carpetas, correos electrónicos y ordenadores. Algunas tareas se duplican en varios departamentos. Se introducen los mismos datos más de una vez y, cuando surge una incidencia, hay que preguntar quién sabe resolverla.

Entonces alguien propone: «tenemos que incorporar inteligencia artificial» y se compra una herramienta, se automatizan ciertas tareas, se digitalizan otras y… Unos meses después la empresa continúa teniendo prácticamente los mismos problemas, solo que ahora parte del caos está automatizado.

La tecnología puede multiplicar enormemente la capacidad de una organización. Y precisamente por eso conviene asegurarse primero de que aquello que vamos a multiplicar funciona.

1. Si nadie puede explicar el proceso completo

Pregunta a diferentes personas cómo funciona un mismo proceso y si recibes cinco respuestas diferentes, probablemente tienes un problema previo a cualquier automatización. Así que, antes de introducir tecnología mejor define con claridad:

¿Dónde empieza el proceso? ¿Quién interviene? ¿Qué información necesita? ¿Qué decisiones se toman? ¿Dónde termina? ¿Y qué resultado esperamos obtener?

Cuando un proceso solo existe en la cabeza de quienes lo realizan, automatizarlo resulta especialmente complicado. Primero es mejor hacerlo visible.

2. Si la misma información existe en varios lugares

Un Excel en Administración, otro en Producción, una copia modificada que utiliza el responsable de departamento y determinados datos que alguien guarda en su propio ordenador «por si acaso». Esto es mucho más habitual de lo que parece y el problema no es únicamente la duplicación del trabajo porque ¿cuál de todos esos datos es el correcto?

Automatizar antes de resolver este problema puede conseguir que la información incorrecta circule todavía más deprisa.

3. Si hay personas que se han convertido en imprescindibles

Todas las organizaciones tienen personas con mucha experiencia y esto es un gran activo. El problema aparece cuando el funcionamiento de determinados procesos depende exclusivamente de esas personas. Y frases como «pregúntale a María», «eso solo lo sabe Carlos» o la peor «cuando vuelva Juan de vacaciones lo solucionamos», se convierten en habituales.

Estas frases deberían encender por sí mismas una pequeña alarma en tu organización. Porque el conocimiento crítico debe pertenecer a la organización, no permanecer exclusivamente en la memoria de determinadas personas. Y antes de automatizar conviene identificar ese conocimiento, documentarlo y convertirlo en un sistema que pueda ser comprendido y utilizado por otros.

4. Si las excepciones son casi más frecuentes que la norma

Un proceso puede parecer perfectamente definido hasta que empezamos a observarlo. Entonces aparecen los: «sí, pero…», «normalmente hacemos esto, excepto cuando…», «con ese cliente funciona de otra manera» u otra tipo «si ocurre esto, entonces llamamos a…».

Todos sabemos que las excepciones son inevitables. Pero cuando existen demasiadas quizá no estemos ante excepciones, sino ante un proceso mal diseñado. Y cuanto mayor sea la variabilidad, más difícil será automatizarlo de forma fiable.

5. Si nadie sabe cuánto cuesta realmente el proceso

¿Cuánto tiempo necesita? ¿Cuántas personas intervienen? ¿Cuántas veces hay que corregir errores? ¿Cuántas incidencias genera? ¿Cuánto cuesta cada una? ¿Cuánto tarda desde que comienza hasta que termina?

Sorprendentemente, muchas empresas quieren automatizar procesos cuyo coste real nunca han calculado. Y así, sin conocer el punto de partida, será muy difícil saber después si la automatización ha producido algún beneficio. Porque implementar tecnología no es mejorar. Mejorar significa obtener un resultado mejor que el anterior y poder demostrarlo.

6. Si queremos digitalizar tareas que quizá deberíamos eliminar

Este es uno de los errores que más me interesan, porque muchos buscan cómo hacer las tareas automáticas, pero no preguntan por qué hacen dichas tareas.

Quizá ese informe que alguien prepara cada viernes ya no lo utiliza nadie o determinados datos se introducen dos veces o una autorización existe porque hace diez años ocurrió algo que ya no puede volver a suceder. Y es que a menudo imprimimos, firmamos, escaneamos y archivamos documentos digitales porque simplemente siempre se ha hecho así.

En estos casos, no tiene demasiado sentido invertir en automatizar una tarea que podríamos eliminar.

7. Si no sabemos qué queremos conseguir con la IA

«Queremos utilizar inteligencia artificial» no es un objetivo empresarial, pero reducir un 30 % el tiempo dedicado a determinada tarea sí lo es o disminuir errores o mejorar tiempos de respuesta o agilizar la toma de decisiones…

La inteligencia artificial es una herramienta que puede ayudarnos a conseguir todo esto y mucho más, pero hace falta concreción para que funcione.

Estos siete casos necesitan ajustes o revisiones previas si de verdad pretendemos sacar de la IA el rendimiento que puede ofrecer.

Entonces ¿cuándo debemos automatizar?

La automatización puede generar enormes mejoras de productividad cuando se aplica sobre procesos que comprendemos.

Por eso hay que trabajar así:

OBSERVAR → SIMPLIFICAR → ESTANDARIZAR → MEDIR → AUTOMATIZAR → MEJORAR

Observar, para descubrir cómo funciona realmente el proceso y no cómo creemos que funciona.

Simplificar, eliminando pasos, duplicidades y tareas que no aportan valor.

Estandarizar, para definir una forma clara y reproducible de trabajar.

Medir, estableciendo indicadores que permitan conocer el punto de partida.

Automatizar, utilizando la tecnología adecuada allí donde realmente genere valor.

Y finalmente mejorar, porque ningún sistema debería considerarse definitivo.

La IA no sustituye a una empresa bien organizada

La inteligencia artificial está avanzando extraordinariamente rápido y su adopción empresarial continuará creciendo. Pero hay algo que no puede hacer por nosotros y es decidir cómo debería funcionar nuestra empresa.

De hecho, este debate es especialmente relevante para el tejido empresarial español. El Banco de España ha señalado el reducido tamaño empresarial como uno de los retos estructurales de nuestra economía y su relación con la productividad, la innovación y la capacidad de crecimiento.

Porque las empresas españolas nacen con tamaños similares a las europeas, pero la diferencia aumenta a medida que pasan los años. Por lo tanto, crecer no consiste únicamente en vender más o contratar más personas. También exige construir organizaciones capaces de soportar ese crecimiento.

Antes de preguntarte qué puede hacer la IA por tu empresa…

…pregúntate qué está haciendo tu empresa que quizá no debería estar haciendo nadie. Puede que ahí encuentres una oportunidad de mejora mucho mayor que en cualquier nueva herramienta.

Piensa que la tecnología multiplica sistemas; si el sistema funciona bien, puede multiplicar la eficiencia. Si funciona mal, también puede multiplicar los problemas.

¿No sabes por dónde empezar?

Antes de invertir en nuevas herramientas puede resultar mucho más rentable identificar dónde está perdiendo actualmente tiempo, recursos y capacidad tu organización. El Diagnóstico Estratégico 360™ parte precisamente de ahí: analizar cómo funciona realmente la empresa, detectar ineficiencias, riesgos y oportunidades y establecer qué merece la pena transformar primero.

→ Conoce el Diagnóstico Estratégico 360™

Fuentes de los datos: INE — Encuesta sobre uso de TIC e IA en las empresas · Banco de España — El reto del crecimiento de las empresas españolas